Eylülün ilk haftası. Sınıf rehber öğretmeni formları dağıtır, öğrenciler eve götürür, birkaç gün içinde çoğu geri gelir. Formlar bir dosyaya girer ve o dosya çoğu zaman bir daha açılmaz.
Oysa iyi kurulmuş bir tanıma formu, yılın ilk görüşmesini "Nasılsın?" sorusundan kurtarır. Kötü kurulmuş bir form ise hem işe yaramaz hem de gereğinden fazla hassas bilgiyi kâğıda döker.
“Tanıma formu bilgi toplamak için değil, doğru soruyu sormak için vardır. Cevabı dosyada kalan soru, hiç sorulmamış sayılır.”
Öğrenci tanıma formu nedir?
Öğrenci tanıma formu, okul yılı başında öğrencinin temel bilgilerini, ilgi alanlarını ve okulda desteklenmesi gereken yanlarını öğrenmek için kullanılan formun genel adıdır. Bakanlıkta bunun resmî karşılığı Öğrenci Bilgi Formu'dur. Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü'nün yayımladığı yönergeye göre:
- ✓Formu sınıf rehber öğretmeni kullanır.
- ✓Her eğitim öğretim yılı başında güncellenir.
- ✓Öğrencinin e-Okul bilgileri bu forma göre güncellenir.
- ✓Okul ve sınıf risk haritasının oluşturulmasında veri sağlar.
- ✓Bir örneği rehberlik servisinde öğrencinin kişisel dosyasında saklanır ve gizliliğine dikkat edilir.
Bakanlığın formunda kademe ayrımı yok. "5. sınıf", "ortaokul" ya da "lise" diye aranan formların çoğu, bu formun okullar tarafından uyarlanmış hâlleridir.
İki formu karıştırmamak
İnternette "öğrenci tanıma formu" diye paylaşılan belgelerin önemli bir kısmı aslında iki farklı resmî formun karışımıdır. İkisinin amacı da kullanım biçimi de farklıdır.
| Öğrenci Bilgi Formu | Aile Bilgi Formu | |
|---|---|---|
| Kim kullanır? | Sınıf rehber öğretmeni | Rehberlik öğretmeni |
| Nasıl? | Yıl başında öğrenciye doldurtulur | Veliyle yapılan görüşmede kullanılır |
| Ne sorar? | Kimlik, adres, sağlık, ilgi, kardeş ve aile bilgisi | Aile yapısı, sosyo-ekonomik durum, gelişim öyküsü, aile içi iletişim |
| Amaç | Temel bilgi, e-Okul, risk haritası | Aileyle yapılacak çalışmayı şekillendirmek |
Aile Bilgi Formu; gelir durumu, aile içinde bağımlılık ya da suç öyküsü gibi çok hassas sorular içerir. Yönergesi, bu formun rehberlik öğretmeni tarafından görüşme sırasında kullanılmasını öngörür. Bu soruları çoğaltıp sınıfa dağıtmak, formun amacına da öğrencinin mahremiyetine de ters düşer.
Nasıl doldurtulmalı?
Formun kendisi kadar, nasıl dağıtıldığı da sonucu belirler. Sahada işe yarayan birkaç kural:
- ✓Sınıfta, arkadaşların yanında doldurtmayın. Aile durumu ya da sağlıkla ilgili bir soru varsa, öğrenci ya boş bırakır ya da "herkes ne yazıyorsa" onu yazar.
- ✓Küçük sınıflarda veliyle, büyük sınıflarda öğrenciyle. Ortaokulda öğrencinin kendi anlatımı değerlidir; iletişim ve sağlık bölümü için veli desteği gerekir. Lisede öğrenci formun büyük kısmını kendisi doldurabilir.
- ✓"Boş bırakabilirsin" deyin. Zorunlu olmayan bir soruya verilen zoraki cevap, hiç cevap olmamasından daha yanıltıcıdır.
- ✓Formu okuduğunuzu gösterin. İlk iki hafta içinde her öğrenciyle, formundaki bir cevaba dayanan kısa bir konuşma yapmak, formun bir sonraki yıl ciddiye alınmasını sağlar.
- ✓Saklama yerini baştan belirleyin. Doldurulan formlar herkesin açabildiği bir sınıf dolabında değil, yalnızca sınıf rehber öğretmeni ve rehberlik servisinin erişebildiği yerde durmalıdır.
KVKK açısından: az ama gerekli soru
Okullar öğrenci verisi işlerken 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na tabidir. Tanıma formu açısından üç ilke özellikle önemlidir:
- ✓Ölçülülük. Kanunun genel ilkelerinden biri, verinin işlendiği amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasıdır. "Belki lazım olur" diye sorulan soru bu ilkeyle çelişir.
- ✓Özel nitelikli veri. Sağlık bilgisi kanunda özel nitelikli kişisel veri sayılır ve daha sıkı korunur. Bu yüzden ayrıntılı sağlık bilgisini yazılı formda toplamak yerine, "Okulun bilmesi gereken bir durum var mı?" diye sorup ayrıntıyı görüşmeye bırakmak daha güvenli bir yoldur.
- ✓Aydınlatma. Veliye, bilginin neden istendiği ve kimlerin göreceği önceden anlatılmalıdır. Okulunuzun KVKK aydınlatma metni formla birlikte verilmelidir.
Bu yazı hukuki görüş değildir; okulunuzun kendi KVKK sorumlusunun yönlendirmesi esastır.
Formun sormadığı: çocuk nasıl öğrenir?
Resmî form "kim, nerede, kiminle" sorularını yanıtlar. Öğretmenin yıl boyunca asıl ihtiyaç duyduğu bilgi ise çoğu zaman formda yoktur: Bu öğrenci yeni bir konuyu nasıl anlıyor, derste söz almak onun için kolay mı, onu ne motive ediyor, nerede zorlanıyor?
Bu soruların bir kısmı basit bir tanıma formuyla sorulabilir. Hazırladığımız form tam olarak bunu yapıyor.
Ücretsiz form: Ortaokul ve lise için öğrenci tanıma formu
Öğrenci Tanıma Formu'nu indir (PDF, 2 sayfa)
Formun içinde:
- ✓Beni tanıyın: İlgi alanları, iyi olduğu şeyler, sevdiği ve zorlandığı dersler
- ✓Nasıl öğrenirim: Öğrenme yolu, çalışma düzeni, söz alma, motivasyon ve çalışırken zorlandığı şeyler
- ✓Okulda: Kendini iyi hissettiği anlar, onu zorlayan şeyler, yardım için kime gittiği, bu yılki hedefi
- ✓Veliyle birlikte: İletişim bilgisi ve okulun bilmesi gereken bir durum olup olmadığı (ayrıntı yazılı istenmez, görüşmeye bırakılır)
Form Bakanlığın Öğrenci Bilgi Formu'nun yerine geçmez; onu öğrencinin öğrenme ve ilgi alanlarıyla tamamlar. Ücretsizdir, okulunuzun logosunu ekleyerek çoğaltabilirsiniz.
Formdan sonra: gözlemi veriyle desteklemek
Bir tanıma formu öğrencinin kendisi hakkında ne düşündüğünü gösterir. Bu değerlidir, ama öğrencinin kendini ne kadar tanıdığıyla sınırlıdır. Özellikle ortaokulda "Nasıl öğrenirim?" sorusuna çoğu öğrenci henüz net bir cevap veremez.
Bu noktada sınıfın tamamı için yapılan kısa bir ölçüm, öğretmenin elindeki resmi tamamlar. Hangi mizaç kalıplarının sınıfta yoğun olduğunu, hangi öğrencinin onay, hangisinin güvence ya da özerklik aradığını görmek; oturma düzeninden grup çalışmasına kadar birçok kararı kolaylaştırır. Eylül–ekim için adım adım bir plan: Eylülde Sınıfı Tanımanın En Hızlı Yolu: Sınıf Mizaç Haritası.
Okulların bunu nasıl kurguladığını Eğitim Kurumları sayfasında, rehberlik servislerine özel kullanımı Rehberlik Servisleri sayfasında bulabilirsiniz.
Kaynaklar
- ✓Millî Eğitim Bakanlığı, Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü. Öğrenci Bilgi Formu ve Yönergesi (B.K.G.4.c).
- ✓Millî Eğitim Bakanlığı, Özel Eğitim ve Rehberlik Hizmetleri Genel Müdürlüğü. Aile Bilgi Formu ve Yönergesi (B.K.G.1.c).
- ✓6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.